Các loại giấy tờ cần thiết khi làm mẫu hồ sơ dự thầu và lưu ý khi thực hiện

Các mẫu hồ sơ năng lực dự thầu thường được sử dụng để tham gia đấu thầu các dự án doanh nghiệp. Chính vì vậy các giấy tờ cần chuẩn bị cũng khá phức tạp.

Hồ sơ dự thầu có những gì luôn là câu hỏi được các nhà đấu thầu quan tâm và mong đợi. Tuy nhiên để làm hồ sơ dự thầu không đơn giản, bởi cần khá nhiều các loại giấy tờ khác nhau.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin giấy tờ cần thiết khi làm mẫu hồ sơ thầu.

Các giấy tờ cần có trong hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu là gì?

Hồ sơ dự thầu là tập hợp các loại văn bản cũng như giấy tờ nhằm chứng minh năng lực của doanh nghiệp là thứ mà bên mời thầu cần. Hay nói một cách dễ hiểu hơn, đây là những tài liệu về doanh nghiệp đấu thầu. Chứng minh được năng lực cũng như kinh nghiệm đủ để tham gia và thực hiện đấu thầu.

Tùy vào tính chất cũng như quy mô gói thầu mà hồ sơ dự thầu sẽ có sự khác biệt. Mỗi dự án đều có tính chất riêng, chính vì vậy hồ sơ dự thầu cũng phải được thực hiện theo sự riêng biệt đó.

Hồ sơ năng lực dự thầu cần những giấy tờ gì?

Cách tốt nhất để không bị bỡ ngỡ hay chuẩn bị thiếu trong quá trình làm hồ sơ dự thầu. Cần phải đọc kỹ hồ sơ và các bản vẽ thi công, sau đó chuẩn bị các biểu mẫu theo yêu cầu của đối tác mời thầu.

Tùy vào những gói thầu khác nhau mà các loại giấy tờ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Tuy nhiên luôn cần phải có các loại giấy tờ như:

• Giấy đăng ký kinh doanh của công ty (bản sao có công chứng không quá 6 tháng)
• Giấy đăng ký mẫu con dấu của doanh nghiệp (bản sao)
• Các hợp đồng của các công trình đã thực hiện, hoàn thành
• Báo cáo tài chính đã được cơ quan thuế xác nhận
• Danh sách những người tham gia đấu thầu
• Hồ sơ năng lực
• Biện pháp thi công
• Chi phí dự thầu

Các bước làm hồ sơ năng lực dự thầu

Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và sản phẩm đấu thầu

Khi nắm rõ được các thông tin cũng như yêu cầu của đối tác về dịch vụ để từ đó chuẩn bị thật tốt. Bởi nếu chỉ cần thiếu 1 trong số rất nhiều những yêu cầu mà đối tác cần thì sẽ bị loại khỏi buổi dự thầu.

Làm đầy đủ các biểu mẫu trong hồ sơ dự thầu

Thông thường bên khách hàng sẽ đưa ra các biểu mẫu để bên đấu thầu điền thông tin. Bởi đều là các dự án lớn, chính vì vậy số lượng biểu mẫu không hề nhỏ. Tuy nhiên bên dự thầu cần phải trình bày đầy đủ không được thiếu. Nếu không sẽ bị mất tư cách đấu thầu.

Thiết kế và thực hiện làm hồ sơ dự thầu

Nếu bạn có tham khảo các mẫu hồ sơ năng lực dự thầu trên mạng thì thường sẽ có 3 phần riêng biệt. Đó là phần năng lực (Tập trung thể hiện năng lực của doanh nghiệp cũng như năng lực để thực hiện dự án thầu). Thứ hai là phần biện pháp thi công và phần thứ 3 là giá dự thầu.

Đây là 3 phần khá quan trọng và quyết định khá lớn đến việc doanh nghiệp của bạn có trúng thầu hay không. Bởi ba phần này không thể đơn giản chỉ là copy paste. Mà cần phải vận dụng sự tư duy sáng tạo và tập trung cao độ để làm nổi bật thế mạnh của công ty. Như vậy mới có thể tạo được ấn tượng đối với doanh nghiệp đối tác, từ đó được họ tin tưởng và hợp tác.

Lưu ý khi làm hồ sơ năng lực dự thầu

Kiểm tra kỹ các hồ sơ cần thiết xem đã đủ hay chưa, nếu chưa đủ thì cần nhanh chóng bổ sung và hoàn thiện. Cần làm y nguyên và không được thay đổi về nội dung cũng như hình thức của hồ sơ mời thầu. Thực hiện đủ các yêu cầu và không được làm thiếu các biểu mẫu mà trong hồ sơ mời thầu cần có.

Thông thường các mẫu hồ sơ năng lực dự thầu gồm có các phần như:

• Hồ sơ năng lực kinh nghiệm
• Hồ sơ năng lực tài chính
• Thuyết minh các biện pháp thi công
• Giá dự thầu

Riêng ở phần thủ tục pháp lý sẽ có văn bản sẵn theo quy định của công ty, chỉ cần lắp thông tin vào là ổn. Điều quan trọng cần bỏ nhiều công sức để làm đó chính là phần biện pháp thi công và làm giá dự thầu. Hai phần này thường sẽ chiếm nhiều thời gian nhất khi làm mẫu hồ sơ năng lực dự thầu. Do đó cần nắm rõ để phân bổ thời gian hợp lý.

Tham khảo 2000+ sản phẩm RuBic Group đã triển khai

Khi làm hồ sơ dự thầu có thể viết tay, tuy nhiên vẫn phải đề cao tính ngắn gọn và súc tích. Nhưng không được thiếu các yêu cầu cần thiết của hồ sơ dự thầu. Bởi nếu hồ sơ dự thầu ấn tượng nhưng lại làm thiếu yêu cầu thì sẽ không được đánh giá cao và có thể bị đánh trượt.

Những thông tin để làm các mẫu hồ sơ dự thầu trên đây khá đầy đủ và chi tiết. Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị đấu thầu dự án thì không nên bỏ qua những chia sẻ hữu ích này.